Лауазымды нұсқаулық

Офис-менеджерге

      Бұл нұсқаулық Қазақстан Республикасы Еңбек және халықты әлеуметтік қорғау министрінің 2020 жылғы 30 желтоқсандағы № 553 бұйрығы негізінде әзірленді Басшылар, мамандар және басқа да қызметшілер лауазымдарының біліктілік анықтамалығын бекіту туралы Әділет министрлігінде 2020 жылғы 31 желтоқсанда № 22003 болып тіркелді. Қазақстан Республикасы Еңбек кодексінің 16-бабының 16-1) тармақшасына сәйкес.

         Должностные обязанности:

      обеспечивает подготовку и организацию работы офиса;

      осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса;

      организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин) на предмет определения готовности к эксплуатации;

       проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим);

       организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;

       обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами);

       руководит работниками офиса (секретарями, референтами, переводчиками, курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень качества выполняемой ими работы, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений;

       осуществляет работу секретарей по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм);

       контролирует культуру речи секретарей;

      вносит на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению работы офиса и организации в целом;

       осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида;

       разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды;

       организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы, проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов, анализирует предложения, структуру цен, системы скидок, обеспечивает размещение заказа у поставщиков, заключает договоры);

       определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы;

       организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей;

       обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса;

       назначает работников, материально – ответственных за товарно-материальные ценности, переданные им для выполнения рабочих заданий, определяет схемы их передачи от одного материально-ответственного лица иному лицу;

       организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-автоматической телефонной станции, копировальных машин, диктофонов), осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;

       организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий;

       организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением порядка этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи);

       координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса, ведет деловую переписку;

       осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса;

       осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины);

       разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса;

       оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций;

       контролирует исполнение приказов и распоряжений руководства;

      координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в том числе освещения, активирование систем охранной сигнализации).

Должен знать:

      законы и иные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы хозяйственно-финансовой деятельности и иные вопросы, касающиеся социально-бытового развития организации;

       устройство офиса и принципы его зонирования;

       принципы подбора и расстановки персонала офиса;

       принципы управления персоналом офиса;

      методы стратегического и тактического планирования;

       принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий;

       принципы построения организационной структуры офиса, сферу деятельности и виды ответственности работников офиса;

      мотивационные методы и мотивационные стратегии;

      основы документационного обеспечения управления и делопроизводства;

      основы программного обеспечения;

       особенности составления, разновидности и структуру текста документа;

      методы организации снабжения офиса;

       требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;

      основы экономики и бухгалтерского учета, деловой этикет;

      техническое оснащение офиса, порядок пользования оргтехникой;

      организации производства, труда и управления;

      трудовое законодательство, порядок внутреннего трудового распорядка, по безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности.

Требования к квалификации:

      высшее (или послевузовское) образование по соответствующему направлению подготовки кадров, дополнительную подготовку (курсы, классы) по направлению "Офис-менеджер", опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

 

Нұсқаулықпен таныстым:

 

___________/__________________________

                      (подпись, Ф.И.О., дата)

                                    «___»__________ 20___ж.

Назар аударыңыз! 

«Заң және Құқық» адвокаттық кеңсесі, бұл құжаттың жалпылама екендігіне және нақты сіздің жағдайыңыздың талаптарына сәйкес келмеуі мүмкіндігіне көңіл бөлуіңізді сұрайды. Біздің заңгерлер сіздің нақты жағдайыңызға сәйкес келетін кез келген құқықтық құжатты әзірлеп көмектесуге дайын. 

Қосымша ақпарат алу үшін Заңгер/Адвокат телефонына хабарласуыңызға болады: +7 (708) 971-78-58; +7 (700) 978 5755, +7 (700) 978 5085. 

   

Адвокат Алматы Заңгер Қорғаушы Заң қызметі Құқық қорғау Құқықтық қөмек Заңгерлік кеңсе Азаматтық істері Қылмыстық істері Әкімшілік істері Арбитраж даулары Заңгерлік кеңес Заңгер Адвокаттық кеңсе Қазақстан Қорғаушы  Заң компаниясы