Должностная инструкция

Офис-менеджера

    Настоящая инструкция составлена на основании приказа Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 30 декабря 2020 года № 553. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 31 декабря 2020 года № 22003. Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих в соответствии с требованиями Кодекс Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V ЗРК., и применяется в качестве приложения к трудовому договору.  

  Должностные обязанности:

      обеспечивает подготовку и организацию работы офиса;

      осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса;

      организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин) на предмет определения готовности к эксплуатации;

       проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим);

       организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;

       обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами);

       руководит работниками офиса (секретарями, референтами, переводчиками, курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень качества выполняемой ими работы, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений;

       осуществляет работу секретарей по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм);

       контролирует культуру речи секретарей;

      вносит на рассмотрение руководителя организации предложения по улучшению работы офиса и организации в целом;

       осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида;

       разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды;

       организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы, проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов, анализирует предложения, структуру цен, системы скидок, обеспечивает размещение заказа у поставщиков, заключает договоры);

       определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы;

       организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей;

       обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса;

       назначает работников, материально – ответственных за товарно-материальные ценности, переданные им для выполнения рабочих заданий, определяет схемы их передачи от одного материально-ответственного лица иному лицу;

       организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-автоматической телефонной станции, копировальных машин, диктофонов), осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;

       организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров, прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение, материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий;

       организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением порядка этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи);

       координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса, ведет деловую переписку;

       осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса;

       осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины);

       разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса;

       оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций;

       контролирует исполнение приказов и распоряжений руководства;

      координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в том числе освещения, активирование систем охранной сигнализации).

Должен знать:

      законы и иные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы хозяйственно-финансовой деятельности и иные вопросы, касающиеся социально-бытового развития организации;

       устройство офиса и принципы его зонирования;

       принципы подбора и расстановки персонала офиса;

       принципы управления персоналом офиса;

      методы стратегического и тактического планирования;

       принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий;

       принципы построения организационной структуры офиса, сферу деятельности и виды ответственности работников офиса;

      мотивационные методы и мотивационные стратегии;

      основы документационного обеспечения управления и делопроизводства;

      основы программного обеспечения;

       особенности составления, разновидности и структуру текста документа;

      методы организации снабжения офиса;

       требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения;

      основы экономики и бухгалтерского учета, деловой этикет;

      техническое оснащение офиса, порядок пользования оргтехникой;

      организации производства, труда и управления;

      трудовое законодательство, порядок внутреннего трудового распорядка, по безопасности и охране труда, производственной санитарии, требования пожарной безопасности.

Требования к квалификации:

      высшее (или послевузовское) образование по соответствующему направлению подготовки кадров, дополнительную подготовку (курсы, классы) по направлению "Офис-менеджер", опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

 

С инструкцией ознакомлен (-на):

_______________/__________________________

                      (подпись, Ф.И.О., дата)

                                                «___»__________ 20___г.

Внимание!  

       Адвокатская контора Закон и Право, обращает ваше внимание на то, что данный документ является базовым и не всегда отвечает требованиям конкретной ситуации. Наши адвокаты готовы оказать вам помощь в юридической консультации,  составлении любого правового документа, подходящего именно под вашу ситуацию.  

      Для подробной информации свяжитесь с Юристом / Адвокатом, по телефону; +7 (708) 971-78-58; +7 (700) 978 5755, +7 (700) 978 5085. 

 

Адвокат Алматы Юрист Юридическая услуга Юридическая консультация Гражданские Уголовные Административные дела споры Защита Арбитражные Юридическая компания Казахстан Адвокатская контора Судебные дела